ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до плану розвитку архівної справи в архівному секторі

Бородянської райдержадміністрації на 2018 рік

Річний план роботи розроблено з урахуванням стану архівної справи у секторі, відповідно до рекомендацій Державного архіву Київської області від 01.11.2017 р. № 01-33/909

1. Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ.

1.2. Планується дрібний ремонт аркушів (підклеювання, зміцнення країв) у справах, виявлених пошкодженими під час перевіряння наявності та фізичного стану справ, а також при виконанні запитів громадян.

1.3. Планується оправлення і підшивка справ, які в ході перевіряння наявності та фізичного стану справ будуть виявлені розшитими та з пошкодженими обкладинками у фондах №№ 22, 24, 26, 27, 28.

1.6. Планується картонування документів установ та організацій списку № 1, внесених у план-звіт приймання документів на постійне зберігання на 2018 рік у кількості 970 од. зб.

1.7. Планується провести перевіряння наявності та фізичного стану справ архівних фондів №№ 22, 24, 26, 27, 28 всього 5 фондів (2654 од зб. ).

Ведення обліку справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності та стану справ, що знаходяться в розшуку, а також складання списків цих справ та подання їх до Державного архіву Київської області з урахуванням вимог Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, затвердженої наказом Міністерства юстиції України 16.08.2016 № 2505/5, зареєстрованої в міністерстві юстиції України 18.08.2016 за № 1148/29278..

Вжиття заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на постійне зберігання; вивіряння та уточнення облікових даних.

Організація виявлення унікальних документів НАФ, що зберігаються в архівному секторі райдержадміністрації, та подання анотованого переліку унікальних документів НАФ на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області з врахуванням вимог, викладених в листі Укрдержархіву від 05.07.2012 № 01.3/2167 «Про складання анотованого переліку унікальних документів Національного архівного фонду».

Планується складання «Відомостей про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.2018», карток фондів, перескладання карток фондів, внесення змін до карток фондів, що зберігаються в архівному секторі.

2. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

2.2. Планується протягом 2018 року удосконалення та перероблення описів управлінської документації.

2.3. Виявлення документів за справами, каталогізація документів буде проводитися у фонді № 2 «Бородянська селищна рада». Створення універсального каталогу (землекористування громадян, установ, підприємств; будівництво та введення в експлуатацію будівель та ін.).

3. Формування Національного архівного фонду й експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ, організацій.

3.1. Заплановано приймання на постійне зберігання управлінської документації установ-джерел комплектування архівного сектору: Блиставицька сільська рада – 148 од. зб; Загальцівська сільська рада – 162 од. зб.; Качалівська сільська рада – 149 од. зб.; Небратська сільська рада – 59 од. зб.; Шибенська сільська рада – 80 од. зб., ПАТ «Борекс» - 372 од. зб., а також здійснення заходів, спрямованих на забезпечення приймання на постійне зберігання документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій понад встановлені роки.

3.2.1, 3.2.2. Заплановано схвалення описів на управлінську документацію - 970 од. зб., погодження описів документів з кадрових питань (особового складу) установ – 190 од. зб., номенклатур справ установ та 2 положення про експертну комісію.

            3.5.1 На 2018 рік заплановано 1 тематична перевірка Бородянської районної ради та Публічне акціонерне товариство «Борекс».

Виявлення установ-джерел формування Національного архівного фонду, у яких впроваджено електронний документообіг, що відповідає вимогам Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», та у діяльності яких утворюються електронні документи з електронним цифровим підписом. Вивчення складу електронних документів, виявлення оригіналів окремих видів документів, що створюються в установах лише в електронній формі, зокрема, кіно-, фото-, фоно-, відео документів, документів з науково-дослідної і дослідно-конструкторської роботи, проектування, вишукування, будівництва і експлуатації, промислового та сільськогосподарського виробництва, земельних ресурсів, охорони навколишнього природного середовища, об’єктів права інтелектуальної власності тощо.

4. Використання інформації документів Національного архівного фонду.

4.1. Виявлення серед документів, що зберігаються в архівному секторі документів важливих та цікавих для інформування установ та організацій Бородянського району.

4.2.,4.4. Передбачена робота з виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру, а також організація роботи користувачів у читальному залі.

4.3. Запланована організація та проведення виставки документів, які зберігаються в архівному секторі Бородянської райдержадміністрації до дня Чорнобильської трагедії, а також публікація в районній газеті «Вперед», щодо проведення виставки.

5. Зміцнення матеріально-технічної бази архівів, їх охоронної і пожежної безпеки.

Виконання завдань і заходів, визначених наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах».

Вжиття заходів щодо посилення охоронної безпеки архівних приміщень, забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій.

Здійснення легалізації програмного забезпечення, що використовується в архівному секторі, у тому числі ліцензійних програм антивірусного захисту комп’ютерів.

Продовження надання архівним сектором платних послуг.

Крім всіх зазначених заходів планується постійне оновлення інформації веб-сайту архівного сектору райдержадміністрації; періодичне оновлення інформації на інформаційному стенді в архівному секторі; участь у навчаннях за професійними програмами та за програмами тематичних семінарів.

Планується надання методичної допомоги об’єднаним територіальним громадам з питань архівної справою.

Підготовка та вивчення питання, щодо оцифрування та переведення в електронний вигляд описів, з метою створення фонду користування документами НАФ у вигляді цифрових копій.

Завідувач архівного сектору                                           Л. М. Юркевич