Начальник архівного відділу райдержадміністрації              _______________             М. М. Борейко

13 листопада 2013 року

1.Основні організаційні заходи

1.1. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання.

-  надіслано 27 листів про погодження номенклатур справ на 2014 рік, науково-технічне опрацювання та передавання документів на зберігання в 2014 році, про збереження документів НАФ, про створення належних умов для зберігання документів;

- протягом року складено і надіслано юридичним особам 6 нагадувань про порушення термінів передавання документів на зберігання, подання на погодження номенклатури справ.

протягом 2014 року проведено перевіряння наявності та стану справ 5 фондів, що становить 3413 од. зб.

 На усі перевірені фонди складено аркуші та акти перевіряння наявності та стану справ, оновлено ярлики на картонажах, здійснено знепилення та ремонт справ, складено описи та внесено зміни до описів, у зв’язку із виявленням неописаних справ.

1.2. Здійснено заходи щодо виконання законів України, указів і роз-поряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпоряджень державних адміністрацій, рішень рад.

            На виконання  ст. 24  Закону України  «Про Національний архівний фонд та архівні установи»,  наказу Укрдержархіву від 15.082012 № 145 та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», припису від 29.11.2012 року № 886 Бородянського районного відділу Головного управління Держтехногенбезпеки у Київській області «Про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту» начальником   архівного відділу внесено пропозицію до районної програми пожежної безпеки щодо встановлення пожежної сигналізації в архівному відділі Бородянської районної державної адміністрації. Зазначені проблеми доведено до відома голови Бородянської районної державної адміністрації  Федорченка С. М. та голови Бородянської районної ради Предка В. І.

         Проблемним і надалі залишається питання – встановлення пожежної сигналізації через відсутність фінансування. З цією метою начальником архівного відділу внесено пропозицію до районної цільової програми захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, забезпечення пожежної безпеки на 2014 – 2017 роки – забезпечення фінансування встановлення пожежної сигналізації в архівному відділі Бородянської районної державної адміністрації у 2014 році.

Протягом 2014 року начальником архівного відділу видано 8 наказів:  про проведення перевірянь служби діловодства, роботи експертних комісій та архівних підрозділів, про затвердження відповідальної особи за електронний документообіг, про затвердження складу експертної комісії, про затвердження положення  про ЕК архівного відділу Бородянської райдержадміністрації, про затвердження інструкції щодо ведення обліку документів НАФ в архівному відділі БРДА, про затвердження інструкції з охорони праці для працівників архівного відділу, про перевірку знань з охорони праці, про склад постійно діючої комісії з охорони праці, про склад постійно діючої комісії з розслідування нещасних випадків.

1.3. Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, інформацій та ін., результати їх розгляду.

Протягом року складено 4 листи про сприяння у вирішенні проблемних завдань архівного відділу, які обговорено на нарадах керівника апарату Болясова Л. Є., на особистому прийомі у голови райдержадміністрації Федорченка С. М.,  частина із них вирішена позитивно:  закінчено впорядкування документів Бородянської районної державної адміністрації з 1992 по 2009 роки. Упорядковано 341 справа  за 1992 – 2009 роки.

1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік розглянутих питань.

У березні  2014 року на колегії райдержадміністрації розглянуто питання «Про результати роботи  архівного відділу за 2013 рік». Начальником архівного відділу акцентовано увагу на проблемних питаннях щодо розвитку архівної справи у районі: встановлення пожежної сигналізації, підведення водопостачання до архівного відділу, проведення ремонтних робіт, забезпечення архівного відділу новим системним блоком. За результатами обговорення прийнято відповідні рішення.

1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

Начальником архівного відділу проведена робота щодо реєстрації архівного відділу у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. Правовий статус  суб’єкта – юридична особа, ідентифікаційний код 38588976.

1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних перевірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

Проведено 10 комплексних  та 4 контрольних перевірянь служби діловодства, роботи експертних комісій та архівних підрозділів. За результатами перевірянь складено довідки, надано рекомендації із зазначенням термінів усунення недоліків.

1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

Начальник архівного відділу бере участь у всіх колегіях РДА та сесіях районної ради, щотижневих оперативних нарадах при голові райдержадміністрації.

         11.11.2014 року проведено семінар – навчання «Передавання документів Національного архівного фонду на державне зберігання», на якому проаналізовано стан справ у відділах адміністрації щодо збереження документів НАФ та надано консультації щодо їх зберігання. Присутні 35 працівників.

Підготовлено протягом 2014 року  одну виставку: «Історія християнства в архівних документах» до 1025-річчя хрещення Київської Русі за документами Державного архіву Київської області.

1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).

З 2008 року в Бородянському районі функціонує комунальна установа «Бородянський районний Трудовий архів». Протягом року надавалася практична та методична допомога працівникам Трудового архіву.

2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та фізичним станом документів.

Заходи:

1. Знепилено 653 коробки.

2. Виготовлено та замінено 406  ярликів на коробках з документами.

3.Складено 5 аркушів та 5 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.

4. З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 65 коробок з документами.

5. Щомісяця проводився в сховищах та кабінеті санітарний день.

2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.

В архівний відділ в 2014 році на постійне зберігання надійшли документи 9 частини фондів: Бородянська районна державна адміністрація за 1992 – 2009 роки, Бородянська районна рада за 2008 – 2009 роки, Новозаліська сільська рада за 2000 - 2009 роки, Управління державного казначейства у Бородянському районі за 1996 – 2010 роки, Небратська сільська рада за 1994-2009 роки, Озерська сільська рада за 2007 – 2010 роки, Микулицька сільська рада за 2006-2009 роки, Пилиповицька сільська рада за 2008-2010 роки, Луб’янська сільська рада за 1996-2007 роки.

3.1 Каталогізація з питань виділення земельних ділянок громадянам, юридичним особам проводилася за документами Бородянського райвиконкому за 1966 -1980  роки. Систематизовано 300 каталожних карток.

4.1 Експертною комісією архівного відділу на 5 засіданнях прийнято рішення:

1. Про схвалення  номенклатури справ на 2014 рік:

-          Бородянської районної державної адміністрації.

-         Бородянського районного управління юстиції;

-         Управління Державного казначейства у Бородянському районі;

-         Бородянського районного територіального центру соціального обслуговування (надання соціальних послуг);

- Пилиповицької, Козинцівської, Дружнянської, Новогребельської сільських рад;

- Бородянської центральної районної лікарні;

- Бородянського районного центру первинної медичної допомоги;

- Бородянського районного управління юстиції;

- Управління соціального захисту;

- Управління агропромислового комплексу;

- відділу архітектури і містобудування БРДА;

- відділу економічного розвитку БРДА;

- відділу інфраструктури  житлово-комунального господарства і будівництва БРДА;

- Бородянської  міжрайонної виконавчої дирекції фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності;

- відділу освіти БРДА.

2.Про схвалення положення про архівні підрозділи:

- комунального закладу Бородянської районної ради «Бородянського центру первинної медико-санітарної допомоги»;

-  Дружнянської сільської ради.

     - Бородянської міжрайонної  виконавчої дирекції Київського обласного    

      фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності;

3. Про схвалення положення про  експертні комісії:

- комунального закладу Бородянської районної ради «Бородянського центру первинної медико-санітарної допомоги»;

-  Дружнянської сільської ради.

    - Бородянської міжрайонної  виконавчої дирекції Київського обласного фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності;

4.Про схвалення інструкції з діловодства:

- комунального закладу Бородянської районної ради «Бородянського центру первинної медико-санітарної допомоги»;

-  Дружнянської сільської ради.

- Бородянської міжрайонної  виконавчої дирекції Київського обласного фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності;

5. Про схвалення описів справ постійного зберігання, особового складу та актів на знищення документів, не внесених до Національного фонду, Бородянської районної ради за 2008-2009 роки, Пилиповицької  сільської ради  Бородянського району Київської області за 2008 - 2010 роки.

6. Про схвалення описів справ постійного зберігання, особового складу та актів на знищення документів, не внесених до Національного фонду,  Новозаліської  сільської ради  Бородянського району Київської області за  2001-2009 роки.

7. Про схвалення описів справ постійного зберігання, особового складу та актів на знищення документів, не внесених до Національного фонду,  Бородянського районного суду за 1992-2009 роки, смт Бородянка Бородянського району Київської області.

8. Про схвалення описів справ  особового складу ліквідованих підприємств:

8.1 Державного підприємства «Турін-Л» ТОВ «НВФ «Турін» у кількості 7 справ, 235 аркушів за 2001 – 2007 роки (голова  ліквідаційної комісії ДП «Турін – Л» П. Г. Заброда);

8.2 Бородянської районної лабораторії ветеринарної медицини у кількості 22 справи за 1983 – 2012 роки (голова ліквідаційної комісії Зайцев М. О.);

8.3 Споживче товариство «Барвінок» у кількості 5 справ 232 аркуші за 1999-2007 роки;

8.4 ТОВ «Науково-виробнича фірма «Турін» у кількості 5 справ, 397 аркушів за 1995-2004 роки (голова  ліквідаційної комісії ДП «Турін – Л» П. Г. Заброда);

8.5 ТОВ «Борекссервіс» у кількості 9 справ за 1995-2007 роки (голова  ліквідаційної комісії ДП «Борекссервіс» П. Г. Заброда);

8.6 ТОВ «Агро Еко Технології ім. Т. Г. Шевченка» у кількості 501 справа за 1946-2007 роки  (голова ліквідаційної комісії Пашолюк І. В.);

8.7 Сільськогосподарське товариство з обмеженою відповідальністю «Сузір’я», с. Нове Залісся Бородянського району Київської області у кількості 3 справ за 2005-2012 роки (арбітражний керуючий Лінкевич О. М.)

9. Про схвалення описів справ постійного зберігання тресту «Полісьсільбуд»  Бородянського району Київської області за 1972 - 1977 роки.

  10. Про схвалення описів справ з особового складу Клавдіївської  фабрики «Індтрикотаж» за  1979, 1986 роки.

5. Використання інформації документів НАФ.

5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепередач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

Підготовлено до  газети «Вперед»  дві статті: «Архівний відділ РДА – один з найкращих в області» (надрукована 19.04.2014 № 31), «Архівіст за покликанням» (надрукована 05.11.2014 № 88). Статті, які підготовлено Державним архівом Київської області розміщені, розміщено на сайті Бородянської райдержадміністрації.

5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.

Протягом року проводилася робота щодо виявлення приватних колекцій із сільськими та селищними  радами, індивідуальні зустрічі.

5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користувачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів.

Тематикою досліджень користувачів у читальному залі було  встановлення факту підтвердження майнових прав на землю, житло, виділення земельних ділянок громадянам, закріплення земельних ділянок за будинковолодіннями. Іноземних користувачів не було.

5.4. Кількість фондів і виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.

12 користувачам для користування в читальному залі видалася 25 справ   архівних фондів.

5.7. Всі запити та заяви виконуються у встановлені терміни, переважно у двотижневий  строк. Більшість відповідей у вигляді архівних витягів, архівних копій, архівних довідок, супроводжувальних листів до ксерокопій документів та листи про відсутність документів або відсутність потрібної інформації в документах видаються безпосередньо заявникам. В інші області та країни відповіді надсилаються поштою. Прийом заяв, запитів від громадян і юридичних осіб проводиться у середу та  п’ятницю. На інформаційному стенді Бородянської районної державної адміністрації, що знаходиться у читальному залі архівного відділу райдержадміністрації розміщено інформацію архівного відділу для громадян: як написати заяву, прийомні дні, телефон архівного відділу,   порядок дій при пожежі.

5.8.Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років.

Додаток 1.

5.12.Підготовлено до  газети «Вперед»  дві статті: «Архівний відділ РДА – один з найкращих в області» (надрукована 19.04.2014 № 31), «Архівіст за покликанням» (надрукована 05.11.2014 № 88). Статті, які підготовлено Державним архівом Київської області розміщені, розміщено на сайті Бородянської райдержадміністрації

5.13.Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.

Архівним відділом виконано 486 довідок, з них тематичних – 260,  107 – соціально-правових.  З 19.11.2012 року тематичні запити виконуються на платній основі. Станом на 09.12.2014 року виконано 119 тематичних  довідок та зароблено 2361, 97 грн.  Кошти витрачаємо на придбання паперу, заправку картриджу, оплату за надання послуг інтернету, придбання  методичної літератури

5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році.

Переважали соціально-правові запити про підтвердження прийняття, звільнення, переведення з посади на посаду громадян. В 2015 році не передбачається значне збільшення запитів соціально-правового характеру на зазначену  тематику.

Начальник архівного відділу

Бородянської райдержадміністрації                        М. М. Борейко

09 січня  2014 року