ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

ДО ЗВІТУ ПРО ВИКОНАННЯ ПЛАНУ РОБОТИ ТА РОЗВИТКУ АРХІВНОЇ СПРАВИ В БОРОДЯНСЬКОМУ РАЙОНІ за 2012 рік

          Робота архівного відділу спрямована на виконання заходів розвитку архівної справи та управління архівною справою на території Бородянського району проводилась згідно затвердженого головою райдержадміністрації планом роботи.

       Робота відділу проводилась за такими напрямками:

1. Забезпечення збереженості документів НАФ.

1.3   Оправлено та підшито 806 од. зб. (прошито, пронумеровано аркуші, оформлені титульні аркуші та аркуші засвідчувані), проставлені архівні шифри та номери справ.

1.6 Після прийняття на державне зберігання документів закартоновано  320 справ. Коробки заярликовано та розміщено пофондово. Контроль за температурним режимом здійснюється щотижня, вологе прибирання здійснюється постійно.

1.7 Проведено перевіряння наявності фізичного стану справ п’яти фондів. Всього перевірено 4996 од. зб. Складені акти перевірки.

2. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ.

2.3 Продовжено  каталогізацію щодо надання громадянам земельних ділянок. Закаталогізовано  107 карток Бородянського райвиконкому  за 1967-1968 роки.

3. Формування національного архівного фонду.

3.1 На державне зберігання до архівного відділу надійшло 320 справ постійного зберігання.

3.2 На ЕПК Державного архіву Київської області погоджено номенклатури справ: Шибенської та Качалівської сільських рад, відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Бородянського районного управління юстиції в Київській області, Управління Державного казначейства України, Бородянського районного суду та погоджено експертною комісією архівного відділу райдержадміністрації номенклатури справ відділу з питань фізичної культури і спорту райдержадміністрації та Бородянської міжрайонної Виконавчої дирекції Київського обласного відділення фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Тетерівського держлісгоспу, Центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді, служби у справах дітей.

3.5.1 Проведено чотири комплексних (Бородянська селищна рада,  Микулицька та Блиставицька сільські ради, райспоживспілка (реорганізована) та чотири   контрольних   перевірки роботи архівних підрозділів та ведення діловодства у Мирчанській, Козинцівській, Луб’янській та Дружнянській сільських радах. Надавались консультації працівникам діловодних служб, керівникам з питань розроблення номенклатур, термінів зберігання документів, видачі довідок та інше.

3.5.3 На засіданні колегії у січні 2012 року  начальник архівного відділу райдержадміністрації звітувала про роботу відділу за 2011 рік. Під час доповіді акцентовано увага на проблемах архівного відділу і шляхах їх вирішення.

4. Використання документів НАФ.

4.2 Станом на 13.11.2012 року надійшло та виконано 300 тематичних запитів про надання копій рішень виконкомів сільських та селищних рад про виділення у приватну власність земельних ділянок, про приватизацію об’єктів комунальної власності, про закріплення земельної ділянки за будинковолодіннями та інші. Відповіді на запити надаються вчасно.

4.3 Підготовлено до  газети «Вперед»  дві статті: «Семінар-навчання архівістів»(надрукована 02.11.2012),  «В архівному відділі РДА – платні послуги» (надрукована 06.11.2012).

4.4  Протягом року в читальному залі працювало 30  чоловік, яким було видано  122 справи.

         На виконання Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» архівний відділ виконав такі завдання:

-         вирішено питання щодо надання архіву штатної одиниці. Розпорядженням голови Бородянської райдержадміністрації від 01.06.2012 № 400 на посаду головного спеціаліста архівного відділу призначено Юркевич Любов Миколаївну. Начальником архівного відділу розроблено посадові інструкції головного спеціаліста архівного відділу і затверджені 25.06.2012   керівником апарату Болясовим Л. Є.;

-         розпорядженням Бородянської райдержадміністрації від 21.08.2012 №873 затверджено Положення  про надходження та використання коштів, які надходять за роботи (послуги), що виконуються архівним відділом Бородянської районної державної адміністрації, зареєстрованого у Бородянському районному управлінні юстиції 03 вересня 2012 року №3/288;

-         архівний відділ забезпечено ксерокопіювальною технікою;

-         придбано контрольно-вимірювальні прилади для нагляду за станом температурно-вологісного режиму у сховищах;

-         оформлено акт приймання-передавання документів з особового складу, які були передані на зберігання з архівного відділу райдержадміністрації до трудового архіву;

-         складено пофондові та постелажні топографічні показчики;

-         доопрацьовано та прошито списки фондів, що зберігаються в архівному відділі райдержадміністрації;

-         оформлені та ведуться книги:

а) обліку надходжень документів;

б) вхідної документації;

в) вихідної документації;

г) реєстрації запитів громадян, установ, організацій;

д) обліку перевіряння наявності;

е) реєстраційний журнал;

є) реєстрації сторонніх осіб;

- пронумеровано і прошито справи фондів;

- заведено і вносяться зміни до карток фондів;

- оформлено на всі установи списку № 1 – джерела комплектування архівного відділу картки обліку роботи з установами;

- здійснено чотири комплексних і чотири контрольних перевірки стану діловодства та збереженості документів, за підсумками проведення  яких складено довідки;

- архівний відділ Бородянської райдержадміністрації підключено до локальної мережі Інтернет;

- забезпечено підписання договору щодо обслуговування сайту архівного відділу райдержадміністрації і здійснено оплату за півріччя;

- підготовлено матеріали для розміщення на сайті архівного відділу райдержадміністрації;

-  на базі архівного відділу райдержадміністрації та КУ «Бородянський районний трудовий архів» 19.10.2012 року проведено обласний семінар-навчання новопризначених начальників архівних відділів райдержадміністрацій та директорів трудових архівів області.

Порівняльна таблиця роботи архівного відділу Бородянської райдержадміністрації станом на 13.11.2012 року

Однак, поряд з виконаними завданнями є і проблеми:

-         встановлення пожежної сигналізації;

-         підключення приміщення архівного відділу до системи водопостачання;

-         забезпечення архівного відділу новим системним блоком;

-         проведення ремонтних робіт.

              При наявності фінансування зазначені питання будуть вирішені першочергово.

Начальник архівного відділу                                  М. М. Борейко